我们单位09年12月9日收到了巴西一单位的定金USD2465,现在那单位说这笔钱出了手续问题,他们那边的巴西中央银行不接受变更文件,只能退还款。可这钱2月份的时候我们已经核销掉了,还可以给他们退回去么?要退的话需要提供什么资料?