我们公司于2012年5月出口了一套成套的机械设备,在设备安装过程中,发现设备的关键部件有缺陷(内在设计),经与客户协商一致,对该关键部件进行更换。由于对方进度要求,需要我们先将新做的部件发出,然后再将存在缺陷的部件退运给我们。我们这样的情况,应当办理哪些相关的手续?