您好!我是一家外贸经营企业,我们企业预计明年初从俄罗斯进口桦木板材,进口口岸为绥芬河和满洲里,经营单位在哈尔滨,委托大连的工厂进行加工,加工成桦木地板后从大连口岸出口到日本,请问这样的情况我们应该在哪里办手册,具体的程序怎样?期待您的回复!